Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

Vision-X-Digital GmbH
Berliner Str. 14
07545 Gera, Deutschland
E-Mail: info@vision-x-digital.de

Diese Informationen betreffen das Chapter-Cockpit auf bni-chapter.app, seine Registrierung, Einladungen und die zugehörige Testumgebung. Die Vision-X-Digital GmbH betreibt diesen eigenständigen Mitgliederdienst als Verantwortlicher. Für ursprüngliche BNI-Berichte und eigenständige Angebote von Chapter-Organisationen können diese gesondert verantwortlich sein.

2. Woher Daten stammen

Du gibst Daten bei der Kontonutzung und in freiwilligen Profilen selbst ein. Chapter-Verantwortliche können Mitgliederdaten, Rollen, organisatorische Funktionen und freigegebene Monatsberichte pflegen oder importieren. Einladende erfassen bei Gästen und externen Vertretungen Angaben für ihre konkrete Anfrage. Berichtsangaben stammen aus den jeweiligen Chapter-/BNI-Berichten, nicht aus einer automatischen Verbindung zu BNI Connect. Bei der Selbstregistrierung einer Chapterleitung verarbeiten wir bestätigte E-Mail-Adresse, Chapterangaben, die Erklärung zur Leitungsberechtigung und erkannte Berichtszeilen. Die Originaldatei wird dabei nicht dauerhaft gespeichert. Zur Vermeidung doppelter Chapter zeigen wir bestätigten und zusätzlich abgesicherten Registrierenden nur Namen und Ort möglicher Treffer, keine Mitgliederdaten.

Diese Informationen gelten auch, wenn Daten zunächst durch Dein Chapter oder eine einladende Person bereitgestellt werden. Du kannst Auskunft über die konkrete Quelle Deiner Daten verlangen.

3. Konto, technische Nutzung und Sicherheit

Wir verarbeiten E-Mail-Adresse, Konto- und Mitgliedschaftszuordnung, Passwortprüfwerte, Sitzungsdaten und gegebenenfalls einen zweiten Faktor. Für Betrieb und Schutz fallen insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, technische Browserinformationen sowie Fehler- und Sicherheitsereignisse an. Wesentliche Verwaltungsaktionen werden zum Schutz vor Missbrauch protokolliert.

Notwendige Konto- und Nachrichtenfunktionen dienen der Durchführung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Betriebssicherheit und Nachvollziehbarkeit administrativer Eingriffe dienen unseren berechtigten Interessen an einem sicheren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gesetzlich erforderliche Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

4. Chapter-Berichte und persönliche Anzeige

Berichte enthalten unter anderem Namen, Punkte, Rang, Anwesenheit, Empfehlungen, Umsatzdank, Besucher, 1-zu-1-Gespräche, Testimonials und Trainingswerte. Importierte PDFs werden im Arbeitsspeicher ausgewertet und nicht als Berichtsdatei abgelegt. Übernommene Werte und prüfbedürftige Zuordnungen bleiben für den Importprozess gespeichert.

Die persönliche Anzeige Deiner Berichtswerte und die namentliche Anerkennung beruhen auf gesonderten freiwilligen Einwilligungen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst sie unter „Mein Profil“ widerrufen. Die rechtmäßige Verarbeitung vor dem Widerruf bleibt unberührt.

Die hierzu berechtigten Leitungsrollen können die bereits in den Chapter-Berichten enthaltenen Einzelwerte auch ohne persönliche Anzeigefreigabe einsehen. Grundlage ist das berechtigte Interesse an der Chapter-Führung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst widersprechen; die entsprechende Profilfunktion entfernt betroffene Einzelwerte und verhindert ihre erneute Zuordnung bei späteren Importen. Eine Chapter-Auswertung bedeutet keine allgemeine Freigabe Deiner Einzelwerte.

5. Freiwillige Profile und Matching

Unternehmensangaben, Selbsteinschätzungen, G.A.I.N.S.-Angaben, Arbeitsnotizen und Matching-Kriterien sind freiwillig. Die Sichtbarkeit richtet sich nach der jeweiligen Funktion: G.A.I.N.S. ist zunächst privat; Matching besitzt eine eigene Freigabe für das eigene Chapter oder andere Chapter. Typen- und Profilanzeigen haben eigene Sichtbarkeitseinstellungen. Prüfe den angezeigten Status vor einer Veröffentlichung.

Chapterübergreifendes Matching verwendet ausdrücklich dafür freigegebene Profilfelder und administrierte Chapter-Treffpunktkoordinaten. Der Standort Deines Geräts wird nicht abgefragt. Private Leistungswerte und Gesprächsnotizen werden dafür nicht veröffentlicht. Einseitiges Interesse bleibt verborgen; ein gegenseitiges Match sehen die beiden Beteiligten. Vormerkungen bleiben privat.

Freiwillige Veröffentlichungsfreigaben beruhen auf Deiner Einwilligung und sind widerrufbar. Matching ist ein erklärbarer Abgleich von Angaben und Begriffen. Es entscheidet weder automatisch über Rollen oder Mitgliedschaften noch bestätigt es ein Kaufinteresse. Leitfäden und Profiltypen sind Arbeitshilfen, keine Diagnose.

6. Veranstaltungen, Vertretungen und BNI-Alltag

• Veranstaltungen: Veröffentlichte Mitglieds- und Chapter-Veranstaltungen sind für angemeldete aktive Mitglieder chapterübergreifend sichtbar. Anmeldedaten werden für Dich und die berechtigten Organisierenden verarbeitet.
• Vertretungen: Verarbeitet werden der Wochentermin, das abwesende Mitglied, Kandidaten und Antworten. Externe antworten über einen konkreten Einladungslink. Jede Person mit diesem Link kann antworten; er ist kein unabhängiger Identitätsnachweis. Ein privater Abwesenheitsgrund wird nicht benötigt.
• Mentoring und 1-zu-1: Bestimmte Rollen verwalten Mentorenzuordnungen. Gesprächseinträge und Terminangaben sind freiwillig. Private 1-zu-1-Daten sind für die Beteiligten bestimmt.
• Weitere Organisation: Besucherbetreuung, Agenda, organisatorische Anwesenheit, Aufgaben und gemeldete Lernaktivitäten oder Rezensionen werden nach Beteiligung und Rollen verarbeitet. Die Chapter-Leitung kann gemeldete Google-Rezensionen einsehen; ein Nachweislink ist optional.

Die notwendige Verarbeitung für eine von Dir selbst angeforderte organisatorische Funktion dient deren Durchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Erfasst eine einladende Person vorab erforderliche Angaben zu einem externen Gast oder einer Vertretung, stützen wir dies auf das berechtigte Interesse an der Vorbereitung dieser konkreten persönlichen Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), unter Beschränkung auf die dafür nötigen Daten und Beteiligten. Daraus entsteht keine Werbeeinwilligung. Die betroffene Person ist entsprechend Art. 14 DSGVO in angemessener Frist, spätestens innerhalb eines Monats zu informieren; bei früherer Kontaktaufnahme oder Offenlegung bereits dann. Sie kann widersprechen. Bei einer eigenständig erteilten zusätzlichen Einwilligung ist deren Umfang maßgeblich.

Freiwillige zusätzliche Veröffentlichungen erfolgen auf Einwilligungsbasis. Gib keine Gesundheitsdaten, vertraulichen Kundendossiers oder unnötigen Angaben über andere Menschen ein.

7. Zugriffe, Dienstleister und Übermittlungen

Zugriffe richten sich nach Chapter-Zuordnung, Beteiligung, Rolle und Freigaben. Andere Mitglieder erhalten keine allgemeine Einsicht in Deine Leistungs- oder Gesprächsdaten. Technische Plattform-Admins haben über die Oberfläche keinen Leistungsdatenzugriff. Notwendige technische Betriebs- und Supportzugriffe sind davon zu unterscheiden und auf ihren Zweck zu beschränken. Bei gesetzlichen Pflichten können zuständige öffentliche Stellen Empfänger sein.

Wir nutzen Hetzner Online GmbH für das Hosting auf Servern in Deutschland, selbst betriebene Supabase-Komponenten für Datenbank und Anmeldung, Cloudflare für sichere Bereitstellung und Tunnel sowie Google Workspace/Gmail für angeforderte Einladungs-, Anmelde- und Testnachrichten. Der Maildienst erhält die jeweils benötigten Absender-, Empfänger- und Nachrichtenangaben einschließlich des Anmeldelinks.

Für Hosting, sichere Auslieferung und den genannten Mailversand bestehen Auftragsverarbeitungsvereinbarungen mit den eingesetzten Dienstleistern. Cloudflare und Google sind weltweit tätig; Verarbeitung und Supportzugriffe außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums sind möglich. Übermittlungen an die zertifizierten US-Gesellschaften Cloudflare, Inc. und Google LLC erfolgen im Anwendungsbereich ihrer Zertifizierung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und des dazugehörigen Angemessenheitsbeschlusses (Art. 45 DSGVO). Für weitere von den jeweiligen Vereinbarungen erfasste Drittlandübermittlungen sehen die Anbieter Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO und die darin geregelten Schutzmaßnahmen vor. Informationen zu den konkret einschlägigen Garantien und eine Kopie erhältst Du auf Anfrage.

Informationen zu diesen eingesetzten Diensten: Cloudflare-Auftragsverarbeitung und Übermittlungen, Google-Übermittlungsrahmen und Google-Auftragsverarbeitung.

8. Cookies und externe Links

Die Anmeldung verwendet technisch notwendige Cookies mit dem Namensanfang sb-cockpit-auth-token, gegebenenfalls in mehreren Teilen. Ihre konfigurierte maximale Speicherdauer beträgt 400 Tage und kann bei einer Sitzungserneuerung neu beginnen. Die Gültigkeit eines Zugriffstokens ist davon zu unterscheiden. Abmelden entfernt die lokale Anmeldung. Bei der Chapterregistrierung merkt sich chapter_registration für höchstens 30 Minuten die Rückkehr zum Einrichtungsablauf; Abschluss oder Verlassen dieses Ablaufs entfernt dieses Cookie.

Cloudflare kann zur Missbrauchsabwehr notwendige Sicherheitsinformationen verarbeiten. Die für den angeforderten Dienst erforderliche Endgerätespeicherung beruht auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Das Cockpit bindet keine Werbe- oder Reichweitentracker ein; Schriften werden lokal ausgeliefert.

Bewertungs-, Termin-, Podcast- und Unternehmenslinks öffnen eigenständige Angebote. Ein Link allein lädt deren Inhalte hier nicht ein. Beim bewussten Öffnen gelten zusätzlich die Datenschutzinformationen des Ziels. Eine Bewertung oder ein 1-zu-1 mit Vision X Digital ist freiwillig und beeinflusst Deinen Zugang nicht.

9. Speicher- und Löschkriterien

Wir speichern Daten, solange sie für ihren beschriebenen Zweck benötigt werden. Freiwillige Inhalte und Freigaben kannst Du in den jeweiligen Funktionen verwalten; Löschung oder Kontobeendigung kannst Du anfragen. Für Chapter-bezogene Mitgliedsdaten ist eine Aufbewahrungsgrenze von 24 Monaten nach dem Austritt vorgesehen. Eine vorher entfallene Erforderlichkeit, ein wirksamer Widerspruch oder ein begründetes Löschverlangen ist gesondert zu berücksichtigen.

Die Entfernung einer Anzeige ist nicht die Löschung aller Quelldaten. Gesetzlich erforderliche Aufbewahrung oder die Sicherung berechtigter Rechtsansprüche können begrenzte weitere Speicherung erfordern. Protokolle werden nach ihrer Erforderlichkeit für Sicherheit, Fehlerklärung und Rechenschaft bewertet. Auch vorhandene Sicherungen sind bei Löschanfragen zu berücksichtigen. Die für Deine konkreten Daten geltenden Fristen kannst Du bei uns erfragen.

Eine getrennte Testumgebung kann für nachvollziehbare Prüfungen freigegebene Bestandsdaten enthalten. Auch dort schützen die persönliche Anmeldung und rollenabhängige Berechtigungen den Zugriff; Zweckbindung und Betroffenenrechte gelten gleichermaßen.

10. Rechte und Beschwerde

Du kannst Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und – soweit die Voraussetzungen vorliegen – Datenübertragbarkeit verlangen. Einwilligungen sind für die Zukunft widerrufbar. Gegen eine auf berechtigte Interessen gestützte Verarbeitung kannst Du aus Gründen Deiner besonderen Situation widersprechen. Nutze die Profileinstellungen oder den oben genannten Kontakt.

Du kannst Dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Deinem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für Thüringen: Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, poststelle@datenschutz.thueringen.de.

11. Erforderliche Angaben und Aktualisierungen

Ohne notwendige Konto- und Zuordnungsangaben können wir Zugang oder angeforderte Teilnahme nicht bereitstellen. Zusätzliche Profile, Anerkennung, Matching-Freigaben und Gesprächseinträge sind freiwillig. Über wesentliche Änderungen informieren wir an geeigneter Stelle; eine neue Datenschutzerklärung ersetzt keine erforderliche Einwilligung. Siehe auch Nutzungsbedingungen und Nutzungsrichtlinien.